1. Rekisterinpitäjä

Fibershed Finland ry

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hallituksen puheenjohtaja Leena Pesu, leena.pesu at linenstories.fi, +358 (0) 45 105 7950

3. Rekisterin nimi

Fibershed Finlandin jäsen- ja sidosryhmärekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisterissä on henkilöitä jotka ovat liittyneet Fibershed Finland ry:hyn tai ovat ilmaisseet kiinnostuksensa yhteisön toimintaan esim uutiskirjeen tilaamalla tai osallistumalla yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin.

Rekisterissä voi olla sekä yksityishenkilöitä että yrityksiä sekä niiden edustajia, ja sekä varsinaisia jäseniä että kannattavia jäseniä.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Yhdistyksen jäsenten osalta käsittelyn peruste on yhdistyslakiin perustuva velvoite.

Muiden henkilöiden osalta oikeus henkilötietojen käsittelyyn perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen henkilötietojen luovutuksen yhteydessä.

Lakisääteisen jäsenrekisterin ylläpitämisen lisäksi kerättyjä henkilötietoja käytetään ennen kaikkea yhdistyksen toiminnasta informoimiseen siitä kiinnostuneille. Tietoja voidaan käyttää myös itse toiminnan toteuttamiseen sekä suunnitteluun, ja tässä tarkoituksessa rekisterin jäsenille voidaan myös lähettää pyyntöjä osallistua kartoituksiin.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• nimi
• sähköpostiosoite
• osoite, kotipaikka
• puhelinnumero
• sosiaalisen median tili
• organisaatio jossa toimii
• kiinnostuksen kohteet kategorioittain
• mahdolliset ruokavaliorajoitukset tapahtumiin littyen

Yhdistyksen verkkosivut keräävät lisäksi tavanomaista tietoa kävijöistä tilastointia ja sivujen suunnittelua varten. Nämä tiedot saattavat sisältää IP-osoitteen sekä evästetietoja. Tietoa ei yhdistetä rekisterin henkilötietohin, eikä kävijöitä näin ole mahdollista tunnistaa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Yksityishenkilöistä kerätyt tiedot ovat heidän itsensä esim tapahtumailmoittautumisen, uutiskirjetilauksen tai muun kiinnostuksen rekisteröinnin yhteydessä antamia.

Yrityksen tai muun yhteisön ollessa kyseessä saatamme lisätä tietoja myös julkisista lähteistä kuten YTJ:n yritysrekisteri tai kyseisen organisaation verkkosivut.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Rekisteristä voidaan luovuttaa ainoastaan tietoja joita tarvitaan yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen yhteistyössä jonkin toisen tahon kanssa. Esimerkkinä tietojen luovutus tapahtuman järjestäjille tapahtumaan ilmoittautuneista osallistujista. Vain tarvittavat tiedot jaetaan, ja tiedot edellytetään tuhottavan kun niitä ei enää tarvita.

Tutkimuskäyttöön voimme luovuttaa tilastollista tietoa rekisterin jäsenistä. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9.  Tietojen suojaus

Rekisteriä säilytetään käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatussa paikassa, johon vain rajatuilla henkilöillä on pääsy. Rekisteristä ei tehdä paperikopioita eikä siitä tallenneta varmuuskopioita omalle tietokoneelle. Mikäli paperitulosteita tarvitaan esimerkiksi tapahtuman osallistujien rekisteröimiseen, nämä tulosteet tuhotaan tietoturvallisesti tapahtuman jälkeen.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niille on ylläkuvattujen käyttötarkoitusten tai lain vaatimaa tarvetta. Tiedot poistetaan jos henkilö sitä pyytää.

11. Tietojen käsittelijät

Rekisteriin on pääsy ainoastaan tietoja tehtäviinsä tarvitsevilla henkilöillä. Nämä henkilöt voivat olla Fibershed Finland ry:n hallituksen jäseniä tai muita yhdistyksessä toimivia henkilöitä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja. Kaikilta tietoja käsitteleviltä henkilöiltä edellytetään perehtymistä näihin tietosuojakäytäntöihin sekä GDPR:n asettamiin säädöksiin.

Tulevaisuudessa voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tulevaisuudessa verkkosivuillamme voidaan ottaa käyttöön sisällön muokkaaminen edellisten käyntien perusteella (esim kielivalinnat, näytettävä sisältö ja suositukset).

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.